BAISOKUです。

上の動画は、中小機構公式チャンネルの
システムが変われば、人も変わる。『工場編』。
お給料のミスを従業員に指摘され、頭を抱える工場の社長。そんな工場に『勤怠管理アプリ』を導入し、支払いがスムーズになったというお話です。

人口減少、超高齢化社会を背景に、政府が
「人手が足りないとぼやいている場合じゃないですよ、中小企業こそIT化を！」と
積極的に進めているわけです。
◇
そうは言っても、ウチには難しい話だな…。

うちの業務は特別。システム化なんてできないよ・・・。
社内にITがわかる社員がいないし、忙しくて・・・。
ITシステムって高いんでしょ、とてもそんな予算ないよ・・・。
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そんなことはありません！
実際に、「受注が1.5倍になっても人手を増やさずやりきれた事例」をご紹介します。

ITシステム化 以前の課題

・受発注用のITツール（Access）をつくった担当者が退職の際、
　引き継ぎがうまくできずに、使いつづけることができなくなった

・しばらくは、Excelで代用していたが、ファイルの共有・管理ができず、
結果的に、担当者個人個人が仕事を抱えることに

・市販の汎用パッケージソフトを導入したが、
　自社の業務をITシステム化することはできないことが判明

・何社かにITシステム開発の見積りを依頼したところ、３~５千万円の開発費、
しかも半年～１年かかる

ということで、業務全体の生産性を向上させるには：
「自社のやり方に合う」「誰でも使える」「予算に合う」システム が必要でした。

IT化不足への挑戦！

この課題をクリアするという目的をお客様とBAISOKUとの間で共有し、
具体的に以下のステップで取り組みました。

（１）週１回のミーティングで現状のヒアリングと、
ITシステム化する範囲の洗い出し
（２）今使っているエクセルや、手書きの帳簿、過去のAccessのデータを
お預かりして、業務の流れを図式化＆見える化
（３）その後、試作版をつくってお見せして、実際にシステムをさわって、
動かしてもらいながら、業務で使うのに問題ないか確認
（４）打合せ＆微調整を繰り返しながら仕上げていく（開発期間正味３ヵ月）

　>>> 本番稼働後も、業務の変化や進化に合わせて微調整をし続けます>>>

では、具体的に以前と比べて、何がどう変わったのでしょうか？

具体的な効果、実現したこと

受発注業務は概ね以下の流れになっています。
① 受注 → 出荷 → 請求 → 売上
➁ 発注 → 仕入 → 支払
➂ 粗利 ＝ 売上 － 支払
この一つ一つをＩＴ化することで業務をシームレスにつなぎました。

●具体的な効果の例（１）「受発注業務」
Before：
・受注情報は紙やFAXで配布。変更の度に周知徹底がたいへん
・発注作業は担当者が各々個別に発注するため、月末に請求書が締まるまで、
その月の仕入高が不明
・部署ごとに、ダブって発注することも・・・。

After：
・ITシステム上に公開。リアルタイムで情報を共有できるように
・発注はITシステムから、に統一。仕入もシステムに入力することで
日次決算が可能に。
・発注量の見える化で発注忘れを防止。適正発注ができるようになった

●具体的な効果の例（２）「公開機能」
Before：
・仕入先様・配送業者などに生産計画表や出荷報告をFAXや紙で配布していた
・とくに出荷報告は配送業者に機体チェックシートを配布し、記入してもらい、
再度入力するという煩雑な作業が生じていた
・上記作業の専任の担当者が休めなかった

After：
・システム上に、関係業者様が閲覧できるページを用意。IDを配布して、
リアルタイムで情報を共有できるように
・機体チェックシートの発行も自動化し、誰でもできるように
・「いつ」「誰が」「どの機体を」の管理が簡単にできるようになった

◇

この記事では、受発注業務のＩＴ化による「受発注機能」と「公開機能」の具体的な効果例についてご紹介してきました。
次回は、在庫管理のＩＴ化によってもたらされた効果のお話をしたいと思います。

「速い」「安い」「うまい」を信条とし、導入しやすいスモールスタートで、業務を整理し、効率化、生産性向上をクリアしながら、さらに売上拡大へとつなげる、
AI機能の搭載、また他社のAPIと連携することも可能です。

検討するにあたり誰かに聞いてみたい…まずは弊社にご相談ください。