ソレ、IT不足デス。でも、ダイジョウブ!

BAISOKUです。

上の動画は、中小機構公式チャンネルの
システムが変われば、人も変わる。『工場編』。
お給料のミスを従業員に指摘され、頭を抱える工場の社長。そんな工場に『勤怠管理アプリ』を導入し、支払いがスムーズになったというお話です。

人口減少、超高齢化社会を背景に、政府が
「人手が足りないとぼやいている場合じゃないですよ、中小企業こそIT化を!」と
積極的に進めているわけです。

そうは言っても、ウチには難しい話だな

うちの業務は特別。システム化なんてできないよ・・・。
社内にITがわかる社員がいないし、忙しくて・・・。
ITシステムって高いんでしょ、とてもそんな予算ないよ・・・。


そんなことはありません!
実際に、「受注が1.5倍になっても人手を増やさずやりきれた事例」をご紹介します。


ITシステム化 以前の課題

・受発注用のITツール(Access)をつくった担当者が退職の際、
 引き継ぎがうまくできずに、使いつづけることができなくなった

・しばらくは、Excelで代用していたが、ファイルの共有・管理ができず、
 結果的に、担当者個人個人が仕事を抱えることに

・市販の汎用パッケージソフトを導入したが、
 自社の業務をITシステム化することはできない
ことが判明

・何社かにITシステム開発の見積りを依頼したところ、3~5千万円の開発費、
 しかも半年~1年かかる

ということで、業務全体の生産性を向上させるには:
「自社のやり方に合う」「誰でも使える」「予算に合う」システム が必要でした。


IT化不足への挑戦!

この課題をクリアするという目的をお客様とBAISOKUとの間で共有し、
具体的に以下のステップで取り組みました。

(1)週1回のミーティングで現状のヒアリングと、
   ITシステム化する範囲の洗い出し
(2)今使っているエクセルや、手書きの帳簿、過去のAccessのデータを
   お預かりして、業務の流れを図式化&見える化
(3)その後、試作版をつくってお見せして、実際にシステムをさわって、
   動かしてもらいながら、業務で使うのに問題ないか確認
(4)打合せ&微調整を繰り返しながら仕上げていく(開発期間正味3ヵ月)

 >>> 本番稼働後も、業務の変化や進化に合わせて微調整をし続けます>>>

では、具体的に以前と比べて、何がどう変わったのでしょうか?


具体的な効果、実現したこと

 

受発注業務は概ね以下の流れになっています。
① 受注 → 出荷 → 請求 → 売上
➁ 発注 → 仕入 → 支払
➂ 粗利 = 売上 - 支払
この一つ一つをIT化することで業務をシームレスにつなぎました。

●具体的な効果の例(1)「受発注業務」
Before:
・受注情報は紙やFAXで配布。変更の度に周知徹底がたいへん
・発注作業は担当者が各々個別に発注するため、月末に請求書が締まるまで、
 その月の仕入高が不明
・部署ごとに、ダブって発注することも・・・。

After:
・ITシステム上に公開。リアルタイムで情報を共有できるように
・発注はITシステムから、に統一。仕入もシステムに入力することで
 日次決算が可能に。
・発注量の見える化で発注忘れを防止。適正発注ができるようになった


●具体的な効果の例(2)「公開機能」
Before:
仕入先様・配送業者などに生産計画表や出荷報告をFAXや紙で配布していた
・とくに出荷報告は配送業者に機体チェックシートを配布し、記入してもらい、
 再度入力するという煩雑な作業が生じていた
・上記作業の専任の担当者が休めなかった

After:
・システム上に、関係業者様が閲覧できるページを用意。IDを配布して、
 リアルタイムで情報を共有できるように
・機体チェックシートの発行も自動化し、誰でもできるように
・「いつ」「誰が」「どの機体を」の管理が簡単にできるようになった

この記事では、受発注業務のIT化による「受発注機能」と「公開機能」の具体的な効果例についてご紹介してきました。
次回は、在庫管理のIT化によってもたらされた効果のお話をしたいと思います。


「速い」「安い」「うまい」を信条とし、導入しやすいスモールスタートで、業務を整理し、効率化、生産性向上をクリアしながら、さらに売上拡大へとつなげる、
AI機能の搭載、また他社のAPIと連携することも可能です。

検討するにあたり誰かに聞いてみたい…まずは弊社にご相談ください。

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