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今日のテーマは、「タスク管理」です。 特に誰かから説明を受けることもなく、自分なりの方法で行っていることが多いのではないでしょうか？ それがゆえに、もっと効率的な実施方法があれば知っておきたい方に向けて、業務効率の向上につながる「タスク管理」の考え方と方法、また、タスク管理を実施するうえでの注意点について解説していきます。

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┃タスク管理とは？

タスク管理とは、小さな単位（個々のするべきこと＝toDo）の仕事や作業（タスク）を洗い出し、優先順位をつけて進捗管理をすることを言います。仕事を個人の作業単位の小さいタスクに分解し、期限や重要度といった優先順位づけしながら分類することで、業務効率をあげ、チームマネジメントの強化にもつながります。

仕事量が多い場合、チーム全員のするべきこと（toDo）を把握し、進捗状況を把握するのは非常に困難です。しかし、適切にタスク管理を実施していれば、誰がいつまでにどのタスクを完了させなければならないのか？現時点の進捗状況はどうか？などが一目で仕事の全体像が俯瞰できるため効率的に業務を進行できます。

なお、タスク管理と似た存在として、プロジェクト管理がありますが、両者は意味合いが異なります。それぞれの違いは、管理する業務単位の大きさです。

プロジェクト管理は、目標を達成するための大きな仕事（=プロジェクト）の完遂に向けた計画・実行を管理する活動を差します。具体的には、スケジュール管理、予算、人員の設定などの実施です。

一方、タスク管理は、プロジェクトを構成する個々の課題（=タスク）を管理することで、具体的には、プロジェクトのための仕事を細分化してリスト化し、重複やヌケモレを防ぐ目的があります。タスクの一つ一つをこなすことでプロジェクトが進行していくという意味で、プロジェクトはタスクの集合体ということになります。

また両者の違いから、プロジェクト管理は基本的にプロジェクトチームのマネージャーが裁量権を持ち、タスク管理はタスクを担う個々のチームメンバーに任せられので個人の裁量が大きくなります。

これまでは、付箋やノートといった紙から始まり、エクセル等のソフトによるタスク管理が中心でした。現在はIT技術の進歩によって、スマホを経由でタスク管理ツールにアクセスするといった、時間や場所を選ぶことなく管理が可能になります。

┃タスク管理が必要なのはなぜか？

では、なぜタスク管理が必要なのか？ですが、タスク管理を実施すると、仕事の全体像を俯瞰でき、チームマネジメントできる、この２つが実現可能になります。

業務量が多い、一人で複数の仕事を抱えている場合、タスクのヌケモレ、重複が発生しがちですが、タスク管理を実施することで個々のするべきこと（=toDo）が可視化され、仕事の全体像を俯瞰して把握することができ、ミスやヌケモレを防ぐことにつながります。

また、チームマネジメントの観点で考えた場合、チームメンバーがよいパフォーマンスを出すためには、適切な仕事の割り振りが必要となります。専門性の高い業務、少人数のチームで行う仕事の割り振りは、属人的になりやすく、誰かに仕事負荷が偏る…といったことが起こりがちです。タスク管理を実施することで、メンバーの状況に応じて柔軟にタスクを調整することが可能となり、誰が、どの仕事を、いつまでに完了しなければならないのか？がメンバー間で共有され、仕事の割り振りの最適化につながります。

ここであらためて、タスク管理を個人とチームの単位に区切り、メリットを確認してみます。
◆個人のタスクを管理するメリット

・個々のするべきことが明確になる
タスク管理により、優先順位を決めておけば何から手を付ければよいか？と迷うことがなくなるため、仕事の効率が上がります。

・ヌケモレがなくなる
自分の仕事だからタスクは全て把握できている…つもりでも実際は忘れていることもあります。タスク管理でリスト化していれば、各タスクの期限も把握しながら仕事を進められます。

◆チームのタスクを管理するメリット

・仕事量の偏りが可視化できる
前述しましたが、誰かに仕事負荷が偏る…といったことが起こりがちですが、チームでタスク管理すれば、各メンバーの仕事量も可視化さえうので、互いにフォローし合うことができます。

・チームマネジメントが行いやすくなる
各メンバーのタスクとスケジュールにもとづいて、特定の業務にかかった時間と成果物の質が算出できるため、業務成果を評価しやすくなります。そのほかチーム内で決めた目標に関連するタスクを共有していれば、チーム全体で目標達成に向けて行動できるでしょう。

┃どうして効果が出ない？タスク管理における課題

全体把握とパフォーマンス向上だ！と、タスク管理をはじめたのはいいが、実施前とさほど変化がないと企業もあります。何が壁になっているのでしょうか？ 企業のタスク管理には、大きく分けて3つの課題があります。タスク管理を導入するときは、「タスクをいつでも確認できる仕組みをつくる」「定期的に振り返りと分析を行う」の2点を意識することが大切です。

◆タスクを把握できていなかった。忘れてしまった。

これはタスク管理に限らず、新しい仕組みやシステムを導入する際もっとも起こりがちなことですが、せっかく導入しても、メンバー（社員）がチームや個人のタスク自体を把握できていない、またタスクを可視化したが忘れてしまったという場合があげられます。仕事のルーティンに入り切れていないことが考えられます。こうした状況を解決するためには、タスク管理のやり方・仕組みを工夫する必要があります。

◆個々のタスクが今どうなっているのか把握できない

チームのマネージャーがメンバーに各々タスクを指示したが、それぞれのメンバー間で、タスクに対する進捗状況分かりづらく、そのタスクは誰が担当しているのか？期限を設けたがいつまでに完了するのか？把握できないという状況が起きることもあります。これはチーム全体でお互いのタスクを共有する仕組みが足りないことから起きています。

◆スケジュール通りにタスクが進行しない。

タスク管理を実施する中で、ある特定のタスクが遅れたことで、ほかのタスクにも影響が起きることがよくあります。が、これこそがタスク管理の導入効果でもあります。特定のタスク、つまり全体の進捗を妨げボトルネックとなっているタスクとして特定することができます。このボトルネックを早めに発見するには、進行途中で予定通りにタスクが完了しているか？遅れているのはどのタスクか？定期的にチェックし軌道修正するフェーズを設ける必要があります。

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今回のブログでは、タスク管理とは？という基本的な概念と、導入してもなかなか効果が得られない状況について説明しました。次回のブログでは、「タスク管理を行う際の基本的な手順と軌道に乗せるためのコツ」について解説したいと思います。

タスク管理について具体的な実施方法や成功例・失敗例など聞いてみたいという方、BAISOKUへお気軽にご相談ください。

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