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日々増える進捗管理をITシステム導入でミスゼロへ!
~全国5000会場に集客イベントを提供する株式会社ピコトン様~

子ども向けイベント企画・アプリ開発会社 株式会社ピコトン様の背景

株式会社ピコトン様は、知育、学習、クリエイティブなど、子どものためのコンテンツ開発に特化した企業です。 

ワークショップ、イベント等の体験型コンテンツを通して、子どもたちの成長を促し、パパやママたちに今までにない楽しみを提供したい~という企業理念で取り組まれています。

 

受注の拡大がゆえの課題

昨今、受注の拡大にともない、顧客管理・納期管理、在庫管理など業務の状況がうまく把握できなくなってきたという課題を認識されておりました。

具体的な課題:

● 情報や品質の管理体制が出来ていない
● 商品・サービスの情報の発信不足
● 顧客情報をうまくマーケティングに活かせていない
● 生産量・在庫管理・物流管理などの商品の動きを正確に把握できていない

課題解決の目標:

● 接客、販売や製造の現場の工程の、品質管理や手順を短縮、精緻化したい
● 属人的な管理業務の改善
● 営業(現場)部門と管理部門、人事と会計部門等、部門間・業務プロセス間、社員間の連携・情報共有の円滑化による風通しのい環境の醸成
● 強みである企画力を最大限生かして、全社員クリエイテイブ業務を充実させ、事業の拡大を目指す。

● 今回、システムを開発・導入することで上記の課題をクリアし、空いたリソースをこれまで物理的に対応できずに取りこぼしていた大口顧客の対応に充てることで、売上をアップさせることを目的とする

 

具体的な施策

● 見積 → 受注 → 納品 → 請求までの流れをオンライン化で一元管理
※特に、ピコトン様のお客様にシステムの一部を開放し、システムからお客様に直接発注してもらえるようにした

● ピコトン様のHP内、「お問合せ」から直接、システムの「顧客マスタ」にデータを取り込む仕様で転記不要にした

● イベント業務の進行状況、担当、納期、特記事項が、システムで一目でわかるようにした



社内のデータをシステムで一元管理し、業務フローをシステム化することにより、下記のような効果が出ています。

効果・実現したこと

内木広宣社長様より直接いただいたコメントより:

Web対応したことで得られた効果

・システムも無事に稼働しており、目に見える効率化だけでなく、ミス削減にもつながっています。

・顧客管理も楽になったので、顧客登録からのダウンロード機能を使って、メルマガなども無事に送信できています。

・経営者の私がシステムで助かっているのは、クライアント数や、メインクライアントが売上の何%なのか?が調べやすいので、助成金等の申請書類作成が楽になりました!

・融資相談に行く際にも融資先にシステムを見てもらうのが、説得力あるなと思っています。


・データ分析機能や、WEBハンコの追加など、色々と対応いただき助かりました!

・全スタッフに伝えて、「おー、 便利!」と評価されています。

 

こんなこともおっしゃっていました。

「こうやって売上データを見ると、一見、商品Aが首位なのですが、商品Bの派生商品が3、5、7、8位にあるのを累計していくと、商品Aを簡単に超すので、結局、商品Bが首位だと分かりますね。分かっていたつもりでしたが、どのくらい数が違うか?を視覚的に数字で把握できるので助かります。
また、売上集計表もありがとうございます。クライアント別に見やすくて便利です!」

今のテレワーク状態でシステムが無かったらと思うと恐ろしいです、、、。

内木社長様はコロナ以前、3ヵ月育休(イクメン)を取得しフルリモートで経営されていました。しかし、コロナ禍で、スタッフさんも、経営陣も、皆リモートでの業務を余儀なくされ、もしこのコロナ禍で、ITシステムを整備していなかったら、どうなっていたんだろう・・・と想像するのが怖いとおっしゃられていました。

ワクワクが詰まってる!2年連続3度目「キッズデザイン賞」受賞
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