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「Excelベースの業務システム」とは何ですか

会社の業務プロセスの中心にExcelがあって、エクセルで業務を回していることを指します。
例えば、見積→受注→出荷→請求→売上といった販売管理や、顧客管理、作業日報、勤怠管理等を、複数のエクセルファイルやシートを連携させて稼働させていることを言います。
BAISOKUでは、「Excelベースの業務システム」はやめて「BAISOKUソリューション24」に置き換えましょう、とご提案しています。

(背景)
昨今、IT導入補助金が注目されていて、当社へのIT導入の引き合いも増えてきました。
現在の業務フローをヒアリングさせていただくと、エクセルを駆使して会社の業務を回していらっしゃる会社が大多数です。
つまり、、エクセルがベースとなって業務プロセスを構成されているということです。

どの会社さんのお困りごとも似たり寄ったりで、共通しているお悩みは
・エクセルを同時に1人しか使えないので困っている
・エクセルが肥大化複雑化してファイルを開くのも一苦労
・マクロやVBAで複雑な計算をしているようだが、担当者以外はメンテナンスできない
といったものです。

「IT投資に対して回収をコミット」の具体的な方法を教えてください

①まずお客様のシステム化の目的(当面の課題)をシステムで解決します。
ここでいう「解決」とは、現在アナログで行っている作業をデジタルで仕組化することです。
(例)
伝票による受発注作業が煩雑で、重複入力が複数あり、月末月初は総務部経理部の残業が増えて困っているといった課題をデジタルの仕組(システム)を導入することによって解決します。
(解決するまで微調整を繰り返して業務がまわるところまで、当初の予算内で行います)

当初のお客様の課題が解決した時点で、解決したことそのものが投資回収したこととなります。
(解決するためのご予算があり、そのご予算の範囲内でのお見積となっているため)

②また、システム化の目的が、利益を増やすことにある場合は、システム化による利益アップが、当初予定の利益額に達するまで、試行錯誤しながら、継続的改善PDCAを回すことによって目標達成するところまで当初の予算内で行います。
(例)
在庫を減らすことによって利益を増やす。
そのためには、在庫や受発注の数値を見える化して、対策のためのアクションを打ち出して施策を行っていきます。

「IT投資に対して回収」に係る算定方法はなにですか?

(上記Qの)①の場合(お客様のシステム化の目的(当面の課題)をシステムで解決します。)は、課題が解決したという事実が「回収」となります。

(上記Qの)②利益アップのための投資の場合は、データ分析により、目標値に対する現時点での数字が、明確に日々数字で明らかになります。

当社がお納めするシステムには、データ分析機能がセットで包含されています。
そのため、リアルタイムで現在の業務に関する数値が見えるだけでなく、当社オリジナルの分析チャート「BAISOKUコントロールチャート(BCC)」により未来の傾向も算定することができます。

IT投資に対して回収出来なかった場合はどのように対応されますか?

これまで、回収できなかったことはありませんが、基本的には最初の課題は一般的にはアナログ業務をなんとかしたいということが多いため、システムを導入して業務が回った時点で回収できます。

さらに利益を増やしたいということにはその分に対して投資していただくことになります。
一気に多額に追加投資をしないですむように、また、回収できるように費用対効果や粗利を見える化しています。
万一回収できなかったら、回収できるところまでやります。

ただしお客様側の努力も必要です。システムを入れただけで勝手に利益が上がるというものではないので、データ分析をもとにアクションを提示して、それに沿って取り組んでいただく必要があります。
システムの非力で回収できなかった場合は協議してお返しすることも検討します。
まずは最初に費用と効果がトントン以上になるような価格設定でご提案します。
お客様のリスクを0にしてやっているのでIT投資で損することはないと考えます。

「試行錯誤開発」とはどのような手法ですか

もともとは試作積み上げ方式といっていました。
試作というのは、本来はお客様にイメージがあって、「こういうものをつくりたい」とご提示いただくものですが、ソフトウェアの試作の場合は、まだ見たことも使ったこともないようなソフトウェアはイメージができません。

今アナログでやっている業務(エクセル等)をもとに、永年の経験と実例の中からお客様の業務に合わせた形でBAISOKUの方から試作を提示します。
それを使っていただきながら、試行錯誤して微調整して、もっとも効果が出て使えるようになるまで一緒につくりあげていく。
これを試行錯誤開発と言っています。
トライアル&エラー開発方式とも言えます。
やってみないとわからないので、やってみてすりあわせていく、毎日、日単位で試作を重ねていく、というやり方はBAISOKUだけしかできない方法だと自負していますし、そのために技術を磨いてきました。

2~3カ月の期間(試行錯誤開発期間)で本当にオーダーメード可能なのですか?

はい。オーダーメイドではなく、オーダーおまかせメイド開発と言う方が実体に合っています。
つまり、洋服に例えると、課題(結婚式用の洋服がほしい等)はオーダーしてもらうが、どういう洋服に仕上がるかは、2週間程度たった時点で試作をお見せして、実際に着用してもらって(使ってもらって)、何度も仮縫いを繰り返して完全にフィットするまで仕上げていきます。(アナログ的な業務をデジタル化していく)
毎日、日単位で変化させていくので8週間~12週間で仕上がります。

逆から言うと、この期間を超えると、ご予算がおさまらないことになります。
当社にとって時間はコストです。
追加予算をいただかないので、長引けば長引くほど当社の持ち出しが増えるということになります。
そのために、BAISOKU開発と称して、技術の第一はスピード、一番高価なものは時間、ということでこの20年やってきました。

技術的な背景というところで申しますと、まず、一定の範囲内でデータベースを設計すると、自動でプログラムを出力する機能をもっています。
つまり、自動ソース生成の仕組みがあります。

長年にわたって中小企業の業務をシステム化してきた中で生み出してきた、IT武器(業務をコンポーネント化したもの)群があるので、適宜それを組み合わせたりコピーして使うことでプログラミングに要する時間を最小限にしています。
実際には、ベースとなるシステムをまるごとコピーして、不要なものは削除、新規のものは追加、調整が必要なものは調整、と取捨選択して作りあげるという工法を使っています。

「デジタルシフト」とは何ですか?

【BAISOKUが提唱するデジタルシフトとは】
単なる業務の効率化、省人化が目的ではなくデジタル化により、さまざまな業務(経営、販売、製造、総務経理・・・)の結果として蓄積されたデータが一元管理され業務プロセスがシームレスにつながることにより、全体最適化が図られること。

さらに、そのつながりを企業内だけではなく取引先(顧客や仕入先)にまで広げて、ひとつのサプライチェーンとして一丸となって利益に向かう。
さらに、その先にはデジタル(IT)が最も効果を発揮するようにビジネスモデルそのものも変化(シフト)させていくことです。

「BAISOKU流ワンストップソリューション」とは何ですか?

創業以来20年間、常に顧客の立場に立って課題をとらえ、ともに汗を流しながらシステムをつくり利益アップのための仕組を提供してきました。
目標実現のためのIT戦略を考え、仕組化し、実践して、効果検証をし、プラスのスパイラルのPDCAを回す。
システムを納品したら終わり、ではなく、システムが稼働してからがBAISOKUの本当の出番なのです。
顧客の投資に対して回収をコミットする。
これがBAISOKU流ワンストップソリューションです。

「部分最適ではなく全体最適を追求するBAISOKUシステム」とは何ですか?

①システム開発(統合データベース)
②データ分析(粗利を増やすデータ分析)
③デジタルシフト(アナログ経営 ⇒ デジタル組織の流れ)
の三位一体で、「BAISOKU流デジタルシフト」を実現する仕組みのことです。

「統合データベース」とは何ですか?

一般的に「統合データベース」とは、複数のアプリケーション用のデータストアとしてのデータベース。
つまり、アプリケーションを横断して、データを統合するデータベースを指すことが多いのですが、BAISOKUの統合データベースは、最初から1つのデータベースに、企業の情報を集約して一元管理していくことを指します。

「粗利を増やすデータ分析」とは何ですか?

データ分析(まずはデジタルとしての見える化)しましょう。
その際に注目する点として「粗利」を意識する分析、というのが「粗利を増やすデータ分析」です。
大半の会社が「売上」を増やすことを目標にしています(売上至上主義)。
当社の経験上、売上至上主義はオススメしない、というのが結論です。

「利益」にもいろいろ種類がありますが、「粗利」に集中すべきというのがBAISOKUの主張です。
そうすることで「会社の伸びしろ」が最大化される、ということが判明しています。
売上を上げようとすると、売上を増やすことが至上命題となるので、営業行為だけに集中するためコストも増える、つまり粗利益率は下がる傾向にあります。

働き方改革に直面している現在では、限られた時間内に生産性向上を図る必要があるため、まずはムダムリムラのバラツキを減らして安定させて全従業員が粗利を増やすことに集中する。
そのためにデータを見える化してきちんと評価しましょう、というのが「粗利を増やすデータ分析」です。

「デジタルトランスフォーメーション(DX)」とは何ですか?

「DXとは、企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズをもとに、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」
(経済産業省の「DX推進ガイドライン」の定義より)

BAISOKUのDXは、「本業にテコを利かすためのIT(デジタル化)」から、「本業そのものを、データとITをより活用できるものへと変化させる」
映画「トランスフォーマー」のように、デジタルでビジネスのありかたそのものを変革していくものです。

「活動システム」とは何ですか?

自社独自の様々な活動を連携させて、圧倒的な強みをつくる。
これが「活動システム」です。
「活動を連携させたシステム」ということで、企業の個々の活動を密接に連携させることで、圧倒的な強みを作ることができます。
BAISOKUシステムの導入により、「個々の活動を密接に連携させる」ことが可能になります。

「IT武器」「IT武器化思考」とは何ですか?

中小企業が永続的に成長し、生き残っていくために、ITを社員一人ひとりの「武器」にしようという発想から生まれたBAISOKUのご提案の核となるキーワードです。

少子超高齢化によって、労働人口がどんどん減っていく時代、人手不足が最大のネックとなります。
社員を増やせないなら、社員一人一人が精鋭となるしかない。少数精鋭の組織を作っていくしかない。
中小企業が永続的に成長・生き残っていくためには、少数精鋭の組織作りができるかどうかにかかっている、と考えています。

ビジネスも、もう素手で戦う時代ではありません。
ITをうまく使いこなして経営の武器として活用しよう、というのがBAISOKUの提案です。

IT武器のできるまで

デモを見ることはできますか?

はい。
お電話かWebからお問い合わせください。
デモを見ていただければ、御社の「利益システム」のイメージが湧くはずです。
統計の力もお見せします。

見積もりに料金は発生しますか?

いいえ。ご相談、お見積、ご提案はは無償で対応させていただきます。

①お客様の現状とその課題について詳しくヒアリングします。
②ヒアリングの結果を、見える形にまとめてレポートします。
③レポートの解説+課題解決のためのご提案をします。

ここまで無料です。ぜひお気軽にお電話ください。

開発費用の予算はどのように決定しているのですか?

まずはお客さまのご予算をお伺いしてそれに合わせて、お客さまのご要望、目的が実現できるご提案をしています。
お支払いただくシステム費用の額を上回るご満足をご提供するのが私どもの使命です。
なお、当社の「はやさ、試行錯誤、臨機応変」を実感いただくために、相見積をとっていただくことをお勧めしています。

見積もり依頼をする際に必要な情報を教えてください。

「こういうことがやりたい」「こういう問題を解決したい」ということをお知らせください。
類似のシステムがあれば、それを参考にさせてもらうことも可能です。

【ヒアリング項目の例】
・システム化の目的
・新規開発か、リプレース(作り直し)か
・いつまでに必要か
・おおよその予算
・社内の業務システムか、一般消費者向けシステムか
・店舗、営業所等、システムを使う拠点数 など

すでにシステムがあるのですが、機能追加の依頼はできますか?

はい。
現行のシステムを調査させていただいた上で、お客さまのシステムの目的を果たせるようなご提案をさせていただきます。
コストと時間を鑑みた上で、リニューアルのご提案をさせていただく場合もございます。

契約期間中はどのようなサポートを受けられますか?

システム納品後、1ヵ月はアフターサービス期間で無償でシステム微調整を対応いたします。

その後は、保守サービスの契約をいただいたお客様には
・お問合せ対応(システムに関する使い方のご提案等含む)
・微調整対応(軽微な文言変更、画像変更、業務に合わせたシステムの微調整等)
・データ補正(日々、データを見守ってシステムが最適に稼働するように調整します)
・月1回程度のお打合せと、保守レポート提出
等のサポートを行ってまいります。

仕事を依頼するにあたり、何か準備するものはありますか?

特にシステムに詳しい方でなくても結構ですので、窓口のご担当者の方をご用意ください。
(社内のご要望をとりまとめていただく、または、開発側からの意見を社内にご連絡いただける方)

他社との違いを教えてください。

下記のような独自の手法でお客様を全力でサポートします。

①IT化の目的:お客様の利益を生む仕組み(システム)をつくる
②試作積み上げ開発:2~4週間で実際に使っていただける試作版(システム)をつくる
③微調整開発:試作版を実際に使っていただき、微調整を繰り返し、初期の「目的」に近づけていく
④途中の仕様変更:追加費用なしで対応
⑤IT武器化:IT武器力、IT統計力で経営資源を「倍」にする
⑥IT経営支援:全体最適化の支援。継続的改善PDCAを回す支援。プロセスの見える化など
⑦IT顧問:ITをうまく使う支援
⑧教育:ITリテラシーの教育、統計リテラシーの教育
⑨臨機応変:稼働してからも臨機応変に対応