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プロの俳優と台本を読んで演じあう教室にITを!
~カルチャー教室運営B社様~

カルチャー教室運営B社様の背景

B社様が展開している事業は、演劇・映画その他の物語を読み合わせるカルチャー教室で、講座・セミナーの企画、実施、運営です。本物の舞台俳優と共演し、全力でお芝居する楽しさと、台本を読み進める気楽さが両立した教室です。

システム導入後は、株式会社BAISOKUとの二人三脚で業務の効率化に取り組み、データベース化を機に会員、講師陣の予約スケジュール管理やスタッフ間での報連相の精度が向上し、ミスの削減と顧客満足度のアップを実現しました。

ITシステム化 以前の課題

・プロの俳優と台本を見ながら演じあう「リーディングクラス」、演技のアドバイスをする「声のデザインクラス」、セリフを覚えて舞台にたつ「メイキングクラス」、マイクを使って録音し、ラジオドラマ風の作品をつくる「ラジドラクラス」があり、それぞれを自由に行き来できるコースもあるなど、料金体系も複雑。

・会員さんの予約、キャンセル,講師である俳優さんのスケジュール調整、膨大なシナリオの管理、舞台の企画、運営、手配など、業務が絡み合い、スタッフ間で業務をきっちり分担するのが難しく、残念なミスも発生していました。

具体的な施策

とにかく少人数の運営スタッフでもミスなく、ムダなく業務を回せるようにしたい、というリクエストがありました。
そこで、ITコンサルティングの観点で設計し、業務の流れをそのまま、紙をパソコンの画面に置き換えるイメージで開発しました。
設計書や仕様書ではなく、プロトタイプ(試作版)を構築して、実際に使っていただきながら、調整を繰り返しつくりあげたシステムです。

<導入システム(機能)>

・顧客管理
・スケジュール管理
(会員予約/講師手配)
・会費管理
・台本管理

効果・実現したこと

・教室運営にかかわる業務フローをシステム化することで、1教室あたり1~2名で運営できるようになった。

・複雑な会費体系も自動計算し、会費にかかわるミスがなくなった

・クラウド化により、講師が社外からスケジュールを登録したり、受講生の予約状況を確認することができるようにしたため、電話での問合せ作業がなくなった