ITシステム化 以前の課題

●　受発注用のITツール（Access）を作った担当者が退職の際、引き継ぎがうまくできずに使い続けることができなくなった。

●　しばらくはExcelで代用していたが、ファイルの共有・管理ができず、結果的に担当者個人個人が仕事を抱えることに。

●　市販の汎用パッケージソフトを導入したが、自社の業務をITシステム化することはできないことが判明。

●　何社かにITシステム開発の見積りを依頼したところ、3~5千万円の開発費、しかも半年～１年かかる。

具体的な施策

受発注業務は概ね以下の流れになっています。

① 受注 → 出荷 → 請求 → 売上
➁ 発注 → 仕入 → 支払
➂ 粗利 ＝ 売上 － 支払

この一つ一つをIT化することで業務をシームレスにつなぎました。

また、取引先（顧客、仕入先）にシステム（の一部）を使ってもらえるようにすることで、
これまでメールや電話で確認していたり、ファックスや紙で配布していた
生産予定や出荷予定等もリアルタイムで共有できるようになりました（公開機能）。

製造業の利益に一番重要な「在庫管理」についても「BOM(部品表)」で管理できるようにし
自動で部品の払い出しを行うことで、正確に月毎の部品の必要数を把握することができるようになり、
過剰在庫を減らすことに成功しました。

効果・実現したこと

具体的な効果の例（１）「受発注業務」

Before
・受注情報は紙やFAXで配布。変更の度に周知徹底が大変。
・発注作業は担当者が各々個別に発注するため、月末に請求書が締まるまで、その月の仕入高が不明。
・部署ごとに、ダブって発注することも･･･

After
・ITシステム上に公開。リアルタイムで情報を共有できるように。
・発注はITシステムから、に統一。仕入もシステムに入力することで日次決算が可能に。
・発注量の見える化で発注忘れを防止。適正発注ができるようになった。

具体的な効果の例（２）「公開機能」

Before
・仕入先様・配送業者などに生産計画表や出荷報告をFAXや紙で配布していた。
・特に出荷報告は、配送業者に機体チェックシートを配布し記入してもらい、再度入力するという煩雑な作業が生じていた。
・上記作業の専任の担当者が休めなかった。

After
・システム上に、関係業者様が閲覧できるページを用意。IDを配布して、リアルタイムで情報を共有できるように
・機体チェックシートの発行も自動化し、誰でもできるように。
・「いつ」「誰が」「どの機体」の管理が簡単にできるようになった。

具体的な効果の例（３）「在庫管理機能」

Before
・月の受注数に波があり、適正在庫数の把握が困難
・常に余裕のある発注をするため過剰在庫を抱えてしまう
・発注担当者しか納品予定日がわからない（現場はそのつど確認）

After
・部品点数が多いため、全製品をBOM（部品表）化
・生産計画に対し、3カ月先まで各部品の月ごとの必要数を把握することが可能に
・システム上に納品予定日がすぐに反映されるため、現場からの確認作業もスムーズに

具体的な効果の例（4）「その他 お客様アンケートより」

Before・・・あれどうなった？状態でした。
・電話やFAXの問合せに忙殺
・製品単価・原価の把握はアバウト
・発注担当者しか納品予定日がわからない（現場はそのつど確認）
・棚卸するまで在庫数がわからない
・あのエクセル変更したの誰だ？
・月締めの確認作業がたいへん！
・数字が合わない！
・エクセルの山に時間を奪われる！

After・・・システムを見ればわかるようになりました。
・電話＆FAXが激減
・数字の把握が正確になった
・在庫管理も楽に、適正発注数も把握しやすくなった
・最終更新者と日時が明確になった
・発注残のリスト化で楽々確認
・エクセル自体を使わなくなった