個人のタスク管理の手順と、うまく運用するコツ

個人のタスク管理の手順と、うまく運用するコツ


倍速DXです。

以前のブログで、「タスク管理」とは何か?およびメリットと課題について解説したことがあります。リモートワークの併用により、タイムマネジメントの重要性について語られることも多い昨今。今回はあらためて、タスク管理の具体的な方法と、導入する際の基本的な手順、軌道に載せるためのコツについて解説してみます。

タスク管理<個人>の手順~タスクを決める


タスクとは、個々のするべきこと(=toDo)の仕事や作業を課された仕事、やらなければならない事です。ここでは最初に、個人のタスク管理の手順について考えてみます。 通常、一つの仕事は複数のプロセスと作業で構成されています。

最初の時点では、タスクはできる限り作業レベルまで分解し、書き出してみます。

この時点で手が止まった方のお悩みはこれでしょうか?

「どこまで書き出せばいいのだろう?」

例えば、「お弁当を作る」というタスク一つとっても、献立を決める、食材を買いに行く、調理する、弁当箱を準備する・・・と細かなタスクに分けることができるうえ、買い物リストを作成する、調理の手順を考えるなど、細かくしようと思えばきりがないかもしれません。このように、タスクを決めるのは実は難しい作業なのです。すでにタスク管理をしているがうまくいかないという方は、タスクの洗い出し方が大雑把すぎる、もしくは細かすぎるからかもしれません。

この順番でタスクを洗い出してみてください。

1)タスク目的の明確化(なぜこの目的をやらなければならないのか記述)

2)タスクの分解(作業レベルの目的まで分解)

3)タスクの関係性を整理(タスクを直列関係と並列関係に整理)

ここでいう目的は、何のために、なぜ・・・という行動する理由をさします。ちなみに目標は、いつまでに何をどのぐらいどうするのか・・・という手法・手順をさします。

タスクの洗い出しに必要なのは目的です。やるための手法や手順でなく、なぜそのタスクをやるのかの理由を明確にすれば、サスクの優先度を判断することが可能だからです。

目的から洗い出したタスクは、作業レベルの目的までまで分解します。

営業メールを送ることを一例にしてみます。メールを送るためには、
「営業するメーリングリスト作成」「メール文作成」「メール配信」、「次のメーリングリスト作成」「次メール配信」
のようにタスク分解できます。さらに、直列関係と並列関係でタスクを整理します。

「営業するメーリングリスト作成」、「メール文作成」、「メール配信」はそれぞれ一つ前の作業をしないと次の作業ができないため、直列の関係です。他方で、「メール配信」と「次のメーリングリスト作成」は直前の作業が終了していなくとも(同時に)作業が可能なため、並列の関係になります。

タスク管理が必要なのはなぜか?


タスク管理<個人>の手順~タスクを可視化する


洗い出しが終わったらそれぞれのタスクを実行するために可視化します。可視化の方法としては、
1)タスクカードをつくる
2)ツールを使用する

の大きく2つに分けられます。

1)タスクカードをつくる

洗い出した作業を目視で確認でき、すぐに作業に移るためのタスクカードをつくります。カードの内容として最も重視するのは、そのタスクを実行することで達成できる目的を記載することです。その目的のためにやらなくてはならない作業を書きます。

★ ここで注意すること★

作業の内容を細かく記述しないようにすることです。あくまで重要なのは、作業の目的で、そのために必要な行動はいくつもあります。そのタスクに取り組む際、最適な手段、方法を選択することがタスクの処理にあたり、最も効率的だからです。

作成したタスクカードは、マンスリータイプかウィークリータイプのカレンダーに貼っていきます。貼る際は、直列と並列の関係を意識し、実行する時期を考えます。

順番としては、直列関係にあるものから並べ、次に並列でできるタスクをずらして並べます。細分化したタスクが日数を要するものの場合は、日にちごとにタスクを直列に並べ、さほど時間のかからないタスクが追加できそうなら追加します。

★ここで注意すること★ 1日の中には必ず空き時間を作ってください。人が行うことなので、仕事、プライベートを問わず予測できないことが発生することは多々あります。体調がすぐれない、いつものペースで処理できないなどの状況が起きても、タスクを実行する予備の時間を前もって設定することが、スケジューリングした通りにタスクを終わらせるコツです。

2)ツールを使用する

GoogleやTrelloといった、無料でタスク管理できるアプリやWEBツールを上手に活用するという方法もあります。

もちろん、【倍速DX-ERP】にもタスク管理機能を搭載できますが、この記事では個人のタスク管理について解説しているので詳細はチームのタスク管理の記事でご説明したいと思います。

どうして効果が出ない?タスク管理における課題


タスク管理は見直しが大事


タスク管理は、その方法について見直しすることをおすすめします。

個人でのタスク管理でも、PDCAを繰り返すことで「いつもここでこうなっちゃうな」といった部分を修正したり、手順を変えることでより良いタスク管理へとブラッシュアップすることが可能です。チェックする際のポイントは2つ。

1)タスク達成の目的は適格か?つまり、おおざっぱ、細かすぎる、どちらかになっていないか?

2)イレギュラーなタスクが入っても対応できる時間をとっていたか?

まずはこの2つを確認することから始めると次回以降のタスク管理の精度が上がることでしょう。 やること→実践→検証→修正 これを繰り返し、タスク管理のウマい人になりましょう。




今回のブログでは、個人で行うタスク管理の手順と予定通りタスクを実行するコツについて説明しました。次回のブログでは、チームで実施するタスク管理の導入手順と軌道に載せるコツについて解説したいと思います。

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